Consejos para el éxito de una jornada de puertas abiertas

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Junto con la primavera, aprovechando el buen tiempo y antes de Semana Santa, muchos centros educativos organizan por estos días una jornada de puertas abiertas. Una acción comunicativa que puede ser de mucha utilidad, si lo hacemos correcta y organizadamente. En INNEDU damos algunos consejos para que sea 100% exitosa.

 

Primero se debe reunir a todo el equipo que trabaja en el centro y hacer una reflexión conjunta sobre los valores y las ventajas comparativas de la institución que se quieren mostrar y destacar en la jornada de puertas abiertas. En esta reunión deben participar todos: desde el equipo académico, los responsables de marketing y de admisión de alumnos, hasta los responsables de gerencia y de administración. Todo el mundo debe estar volcado en el que la organización sea perfecta, cuidando los detalles.

 

Lo que se trata es de simular una experiencia. Las percepciones que se van a llevar los padres o en el caso de las instituciones de educación superior, los mismos alumnos, “están en todo”. De esta manera, habrá que poner atención al orden del mobiliario, a la limpieza, si hay suficientes sillas para que los participantes estén a gusto, si el sitio es cómodo, s hay suficientes formularios para tomar los datos, prever quién tomará esos datos, etc. Los centros se juegan en ese momento, esa primera sensación, que puede ser muy importante en la toma de decisiones.

 

Se debe procurar que tanto padres como alumnos deben sentirse atendidos, recogidos e importantes, porque están entrando en una institución educativa. La jornada de puertas abiertas en sus dos horas de duración ( no aconsejamos que sea una experiencia más allá de esa extensión), debe condensar la imagen del centro y sus valores.

 

Pablo de la Cueva, responsable de desarrollo de negocio en INNEDU, nos indica además que la jornada debe ser un fiel reflejo – y mejor- que lo que hemos contado en folletos, en una feria o en la propia web del centro. “Siempre en comunicación y marketing lo más importante es la coherencia, es decir que si nuestra institución se ha posicionado de determinada manera como una institución tecnológica, se tiene que visualizar la tecnología. Si nos hemos posicionado en una institución donde el alumno es el centro del proceso de aprendizaje, todo tiene que estar volcado para que el alumno sea el centro y haya consonancia. No podemos permitirnos que los invitados a las jornadas digan “me contaron una cosa cuando les llamé, o cuando me atendieron en el stand, o cuando estuve con ellos en esa charla, en un folleto o en la web, y sin embargo cuando llegó al centro resulta que es un desastre”.

 

También se debe tener en cuenta que la jornada de puertas abiertas suele ser una experiencia memorizable. Es la primera vez que muchas de las personas entran en contacto con el centro y cualquier actividad novedosa, innovadora, que permita que sea una experiencia que nos quede en la retina, mucho mejor será para nuestra conversión a matricula.

 

Es muy importante trabajar con profesores comprometidos. Lograr que también los profesores atiendan y reciban a los padres, no solo el personal de marketing o de admisión de alumnos deben estar dispuestos a atender en una jornada de esta naturaleza, sino que también deben estarlo el equipo docente.

 

Mostrar a través de vídeos o fotografías, otras cosas que se hacen en el centro que se pueden escapar porque no se pueden enseñar de otra manera en la jornada de puertas abiertas. Por ejemplo, jornadas deportivas, actividades extraescolares donde los alumnos se han ido de intercambio, etc. Es muy importante mostrar con imágenes la satisfacción del alumno, porque así podrás visualizar tano adres como alumnos, lo bien que van a disfrutar en ese centro educativo.

 

 

Es aconsejable además la posibilidad de que participen en las jornadas alumnos actuales, que puedan intervenir, exponer, contar sus experiencias. También se debe contemplar si el tiempo lo permite, la participación de ex alumnos.

 

En resumen, para una jornada de puertas abiertas exitosa, se debe:

 

  • Organizarlo todo muy bien: dar la sensación de orden, limpieza, profesionalidad, algo muy valorado en educación porque si la jornada de puertas abiertas resulta una jornada organizada, significa que nuestra gestión académica también será una gestión organizada.
  • Lograr que en todo momento los invitados se sientan acogidos, atendidos, como en casa, y que piensen que sus hijos o ellos van a estar en ese centro muy atendidos y que todo va a funcionar muy bien con orden.
  • Establecer coherencia en el mensaje en todos los actos y en todas las etapas de la jornada.
  • Aprovechar las ventajas del material audiovisual para exponer actividades extraescolares
  • Incluir la participación de alumnos actuales y ex alumnos.
  • El tiempo justo: es aconsejable hasta 2 horas de duración.

 

Solo con coherencia y organización se pueden organizar unas exitosas jornadas de puertas abiertas. Es muy importante recoger muy bien los datos de las personas interesadas para enviarles la información adecuada cuando se acerque el proceso de admisión.

 

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