6 errores que te están alejando de tus objetivos de matriculación

6 errores que te están alejando de tus objetivos de matriculación

Septiembre ha vuelto a llegar. Como cada año es el mes de los suspiros por la vuelta a la rutina, de las compras aceleradas y es el día de Año Nuevo para todo el sector educativo.

 

Este mes ponemos el contador a cero y volvemos a empezar a sumar: kilómetros, experiencias y… datos.

 

¿Y tú? Tú no puedes dejar de mirar las estadísticas de tu centro formativo. Los datos de matriculación se desploman cada año, la inversión en marketing no tiene retorno y te encuentras en un callejón al que no le ves salida.

 

Además, por si eso fuera poco, te levantas cada día con el recochineo de los carteles de “Bienvenido Septiembre” que inundan las redes sociales.

 

¿Te has planteado que quizás hay algo en lo que estás fallando?

 

Vivimos en uno de los momentos históricos en los que existe más oferta formativa, pero también más porcentaje de la población hace uso de los centros de educación.

 

Ahí fuera hay un universo de instituciones docentes que se plantean y consiguen cada año objetivos de matriculación más ambiciosos.

 

Puedes echarle la culpa a la economía, a la modificación del paradigma o al cambio climático, pero lo cierto es que otros triunfan donde tú estás fracasando.

 

¿Vas a seguir poniendo excusas o decidirás dejar de cometer los errores que te están alejando del éxito?

Error Uno. No vinculas tus departamentos de Marketing y ventas

 

Muchos centros educativos piensan en sí mismos como instituciones alejadas de la idea convencional de empresa.

 

Eso hace que olviden que su finalidad, por encima de cualquier otra, debe ser la rentabilidad, para poder continuar con su andadura.

 

Quizás tengas un área comercial y, puede que incluso cuentes con personal dedicado al Marketing. La cuestión es… ¿trabajan juntos o lo hacen en paralelo sin vincularse entre sí?

 

Tranquil@, si mantienes estas áreas como dos depósitos estancos que nunca se mezclan, no eres el único centro que lo hace.

 

De hecho, este es uno de los errores más comunes. Buscando la diferenciación de tareas son millares las instituciones educativas que no desarrollan metas comunes para estas dos áreas.

 

Sabemos que históricamente estos departamentos tenían tareas definidas: uno captaba y el otro convertía los leads en matrículas. 

 

Pero ¿qué pasaría si ambos tuvieran las mismas metas finales y remasen juntos para lograrlas?

 

Del mundo anglosajón hace ya unos años nos llegó el concepto Smarketing, palabra que une ambas ideas en un solo término (sales + marketing).

 

Implantar el Smarketing repercute beneficiosamente en cualquier centro, ya que se obtiene:

 

  • Optimización de recursos y procesos

 

  • Mayor conocimiento del buyer persona

 

  • Mejor cualificación del lead. Canales y mensajes optimizados. 

 

  • Disminución de pérdidas de tiempo y dinero en acciones poco ajustadas a objetivos.

 

  • Mejor medición de los resultados de marketing

 

  • Impacto directo en los objetivos de matriculación

 

Seguro que empiezas a vislumbrar el potencial de esta sinergia.

 

Ahora que muchos centros formativos aún no son capaces de entender la importancia de este vínculo, es vital que tú tomes la delantera.

 

Implementar una estrategia común basada en objetivos compartidos reporta incontables beneficios. 

 

Gracias al Smarketing se obtiene coherencia en el mensaje, se miden y optimizan las acciones de marketing y se consiguen objetivos de matriculación más ambiciosos

Error Dos. No analizas

 

Te has dado cuenta. El sector educativo está cada curso escolar más saturado de opciones. No es ningún secreto.

 

Sin embargo esto no tiene por qué ser algo negativo a priori. La competencia puede desmoralizarte o empujarte a crecer y mejorar. Es tu elección.

 

Lo que no es una opción es vivir de espaldas a ella y no observar su comportamiento. 

 

Es demasiado habitual que muchos centros planifiquen la estrategia comercial, basándose únicamente en sí mismos. No nos digas que nunca lo has hecho!

 

Sabes que tienes competencia e incluso que te está ganando terreno, pero prefieres vivir dentro de tus murallas. 

 

¡¡Error!!

 

La matriculación no se realiza desde dentro, es del exterior de dónde llegan los alumnos. Y en ese exterior es donde tu centro cohabita también con toda su competencia.

 

Perder la oportunidad de estudiarla, de aprender de sus acciones de éxito e incluso de sus errores, es dejar de lado un expertise que difícilmente conseguirás de ninguna otra manera. 

 

Toda estrategia de éxito se basa en analizar mucho antes de actuar. Y, al hablar de analizar debemos tener en cuenta las dos vertientes. Ambas igual de importantes y valiosas.

 

  • Análisis interno. 

 

  • Debemos conocer nuestra situación actual, cuáles son nuestras debilidades y fortalezas, cómo es nuestro público objetivo, qué necesita y cuáles son sus drivers de decisión. 

 

  • Análisis externo.

 

  • No podemos vivir ajenos a lo que pasa en el mercado, qué amenazas y oportunidades nos presenta. Nuevas tendencias. Quiénes son nuestros competidores, qué venden, cómo lo venden, a cuánto venden…

Error Tres. No realizas venta consultiva 

 

Seguro que la recuerdas. Esa época en la que cualquier centro educativo solo necesitaba estar presente, realizar un par de acciones un mes y sentarse a esperar que las matrículas llegasen a sus manos.

 

Y funcionaba, ¿verdad?

 

Era el único modo de actuar. El boca a boca, la dificultad del alumnado para desplazarse a otros centros o la inexistencia de formaciones online, hacía impensable realizar ninguna otra estrategia. 

 

¿Para qué arreglar lo que no está roto? Esa ha sido durante demasiado tiempo la mentalidad generalizada.

 

Y de repente lo que no estaba roto, se desmoronó como un castillo de arena. La realidad en la que confiábamos desapareció.

 

El alumnado cercano se marchó a kilómetros de distancia para acceder a instituciones con más renombre, la oferta online te arrebató de las manos cientos de matrículas y el boca a boca dejó de llegar a oídos dispuestos a escuchar.

 

¿Ahora qué? 

 

Ahora es momento de empezar lo que otros llevan ya años haciendo: adaptarse al cambio para que no vuelva a arrollarte.

 

Y en esa adaptación, la venta consultiva es uno de los pilares primordiales. Es la evolución de los departamentos comerciales y la única opción de supervivencia.

 

Pero, ¿en qué consiste? 

 

La idea en la que se fundamenta la venta consultiva es en que el comercial se convierta en consultor/orientador. En un profesional que no debe tener en mente vender, sino comprender. Entender de una manera profunda las necesidades, los miedos, los sueños y los problemas del alumnado potencial. 

 

Su labor es escuchar y hacerlo de manera activa, para captar las necesidades sean o no expresadas, y cubrirlas antes de que puedan aparecer objeciones. O incluso a pesar de ellas.

 

Este tipo de venta se basa en varios principios, que cualquier centro debe tener en mente.

 

  • El alumno potencial es el centro de todo

 

  • Se necesitan diversos canales para facilitar la experiencia de usuario

 

  • Conocimiento impecable de la oferta formativa por parte del asesor

 

  • El asesor debe entender y empatizar con las emociones del alumno

 

  • Es importante generar un vínculo de confianza entre el consultor y el alumno, pero manteniéndose siempre profesional

 

Una vez logres un departamento comercial 100% consultivo, la venta o en este caso la matriculación, se convertirá en un proceso natural, basado en la autenticidad por encima de cualquier otro interés.

 

¿Imaginas los resultados que puedes alcanzar?

Error Cuatro. No cuentas con una estrategia comercial 

 

Piensa un momento. Si pudieras elegir sin preocuparte de nada más, ¿cuál sería el objetivo principal para tu centro?

 

Para! Si no has podido encontrarlo en estos dos segundos es que no lo tienes claro.

 

Si no sabes qué quieres lograr ¿cómo esperas llegar a conseguirlo?

 

Antes de comenzar a intentar alcanzar metas tienes que saber qué objetivos de matriculación necesitas obtener, en qué formaciones tienes más dificultades y a qué alumnado te cuesta atraer.

 

Definir, definir y definir. No puedes hallar soluciones si no pones nombre a los problemas.

 

Para comenzar, básate en las cuatro preguntas claves que te harías en cualquier otra situación:

 

  • Qué. ¿Qué es lo que pretendes obtener?

 

  • Cuándo. ¿En qué plazos debes lograr las metas?

 

  • Cómo. ¿Qué estrategia vas a emplear para conseguirlo?

 

  • Quién. ¿A quién te diriges? pero también ¿con qué equipo tienes que contar para alcanzar los objetivos?

 

El primer paso es sentarte y recapacitar sobre estas preguntas. No puedes llegar del punto A al B, sino sabes dónde está ninguno de los dos.

 

Una vez tengas claro dónde estás ahora y cuál es tu escenario futuro ideal, podrás desarrollar una estrategia optimizada y decidir qué necesitas para desarrollarla.

 

Además, en el camino obtendrás mucho más. Al tener una ruta definida, pensada y estudiada, cada acción desarrollada tendrá una coherencia que se reflejará en el exterior, reforzando tu imagen de marca y tu peso dentro del sector.

Error Cinco. No empleas herramientas clave

 

Puede que tengas un equipo comercial formado, alineado con los valores que deseas que tu centro educativo emane al exterior, pero ¿les ofreces las herramientas necesarias para hacer su trabajo?

 

Un comercial, o en este caso un asesor, no puede realizar su función sin tener los instrumentos para ello.

 

¿Quieres saber a qué nos referimos con herramientas clave?

 

  • Herramientas integrales de gestión comercial. CRM que permitan administrar cuentas, leads y oportunidades de ventas

 

  • Argumentarios de ventas. Será la hoja de ruta para llevar al alumno al punto en que se hayan detectado todas las necesidades, solventado las objeciones y alcanzado el cierre.

 

  • Embudos de ventas. Cuyo objetivo es el de promover nuevas oportunidades de negocio, conocer mejor a los potenciales clientes y obtener resultados más rentables y eficientes de las acciones comerciales realizadas.

 

Permitir que los consultores de tu centro comiencen su labor sin ofrecerles estas herramientas, o las que sean necesarias en cada caso, es como dejar a alguien sin agua en medio del desierto y esperar que sobreviva solo con sus aptitudes.

 

Tus profesionales requieren de apoyo constante e instrumentalización de los métodos empleados. 

 

Establecer una metodología y unas herramientas, permitirá que las futuras personas que se incorporen al equipo puedan trabajar mediante el sistema ya instaurado. 

 

Todo ello maximiza las posibilidades de éxito del departamento comercial, y la consecución de los objetivos marcados.

Error Seis. No mides resultados

 

Has leído, paso a paso, cada uno de los errores que están alejándote de tus objetivos de matriculación y en ninguno de ellos te has descubierto a ti.

 

En los últimos años has aceptado los cambios, te has plegado a las nuevas circunstancias y te has adaptado a un mercado voluble y cambiante.

 

Con cada párrafo has ido perdiendo la esperanza de encontrar el punto clave que cambie la curva descendente de tus matriculaciones, en este post.

 

Pero quizás es aquí donde se te abran los ojos, porque por muy bien que desarrolles toda tu estrategia, por muy vinculados que tengas tus departamentos, por muy formado que esté tu equipo comercial, aunque hayas agotado recursos en análisis de competencia y por muy empoderado que esté tu nombre en el mercado, hay un paso que has olvidado.

 

De nada sirve que desarrolles tu empatía al máximo o tengas un elaborado plan de comunicación, si desconoces lo que funciona y lo que no. 

 

Ya pasó la época en la que el alumno se plegaba a la oferta existente. Esta es la era de escuchar para convertirnos en lo que se espera de nosotros.

 

Por eso es tan importante realizar métricas, porque solo así podrás adaptarte, cambiar y reajustar todas las estrategias anteriores.

 

Las métricas pueden basarse en distintos KPIs, en función de los objetivos marcados, pero en líneas generales podríamos hablar de medir indicadores como:

 

  • Registros (leads)

 

  • Matrículas respecto a objetivos y respecto a registros

 

  • Ratio de conversión

 

Medir es la llave que abre todas las puertas. 

 

Descubrir cuáles son las acciones que más leads atraen, saber qué tipo de publicaciones generan más interés, entender cuáles son las objeciones que no se están solventando, te ofrece una ayuda impagable. 

 

Permite que le puedas dar la vuelta a la historia y adecuarte al milímetro a lo que el alumno espera de tu centro.

 

El mundo educativo ha cambiado, pero los objetivos de los centros son los mismos hoy que hace una o dos décadas: cubrir las necesidades del alumnado a la vez que consiguen la rentabilidad necesaria para continuar celebrando aniversarios.

 

Lo que ya no es igual es el modo de lograrlo. Por eso, es el momento de que aceptes el cambio, permitas la transformación y busques la ayuda necesaria para dejar de cometer estos errores que te están disparando a años luz de tus objetivos.

 

No existe el mañana si no lo haces. Hoy es el único momento.

 

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